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Gestão de estoque e insumo com eficiência: a tecnologia pode ajudar!

A gestão de estoque pode ser um grande desafio para gestores. Imagine comprar uma quantidade X de insumos e consumir todo esse insumo sem saber para como e para onde foi gasto? Além disso, tem o prazo de validade deles, e o tempo de permanência de cada produto no estoque.

Parece simples subtrair a quantidade de insumos utilizados pela comprada, mas a gestão de estoque envolve muito mais do que essa simples conta matemática. Primeiro porque um negócio não lida apenas com uma determinada matéria-prima ou insumo, o que poderia facilitar o controle por meio de planilhas. Existe uma série de outros produtos que vão sendo somados ao negócio, à medida que a propriedade rural cresce.

Em uma fazenda de criação de gado, por exemplo, há que se atentar para o cuidado com a alimentação dos animais. Isto é, deve-se ter um monitoramento do estoque de insumos para que essa comida não falte e nem perca a validade, uma vez que é um item perecível.

Por isso é cada vez mais necessário otimizar a gestão de estoque, e isso pode ser feito com a ajuda de ferramentas digitais. Confira nesse artigo!

O que é gestão de estoque

Muitos negócios negligenciam a gestão de estoque e de insumos como se este fosse um setor secundário. Mas quem pretende ver seu negócio crescer não pode deixar de investir nessa área do negócio. Afinal, pela gestão de insumos passa toda a logística da fazenda.

O varejo que o diga. Não há crescimento se não houver eficiência na gestão dos produtos. E essa gestão consiste em controlar a entrada e as saída de produtos, os prazos de validade de cada item, quanto tempo demora pra que ele seja comprado ou usado. Além disso, no caso de insumo, em qual período será preciso repor essa matéria-prima, qual a quantidade que sai por dia/semana/mês.

Para além das vantagens financeiras, o mais importante é conhecer seu negócio. Portanto, deve-se monitorar cada compra e venda e estabelecer uma rotina de controle que possa te fornecer elementos para análises.

Ou seja, esse fluxo vai dizer muito sobre como andam suas finanças. Além de apontar quais as necessidades do seu negócio e como funcionam as operações diárias da fazenda. A gestão de estoque vai facilitar ainda o gerenciamento financeiro, deixando clara a necessidade diária de quantidade de estoque do seu negócio e o custo com insumos.

Armazenamento para uma gestão de estoque eficiente

Quando se fala em estoque automaticamente se pensa em um galpão com mercadorias empilhadas. E essa é a realidade da maioria das empresas físicas, especialmente, das propriedades rurais que possuem grandes espaços para guardar suas mercadorias, que não são poucas.

A gestão de estoque, além de ajudar a fazer circular aquele produto escondido lá no fundo do almoxarifado, busca cuidar desses insumos da maneira correta. Isto é, com o intuito de conservá-los o mais intacto possível, minimizando os gastos com limpeza e higienização.

A conservação de itens também considera a área física e a climatização do ambiente em que estão dispostas as mercadorias. Para isso, é importante que as mercadorias estejam bem organizadas, com espaço livre para a circulação dos colaboradores, que geralmente, realizam a conferências desses insumos.

Uma gestão eficiente do estoque leva em conta toda essa estrutura e essa movimentação de mercadorias, com o objetivo de facilitar a busca pelo produto e otimizar a rotina de quem lida com esse setor.

É, inclusive, de posse desses dados que a área de gestão de compras e estoques realiza o planejamento para evitar desperdício e a aquisição de produtos que não são usados com frequência. Afinal, o capital de giro não poder ser desperdiçado em itens que ficam encalhados no almoxarifado.

Porque investir na gestão de estoque

A gestão de insumos, quando feita de maneira eficiente, promove uma economia considerável nos resultados finais da empresa. Isso porque na medida em que se observa, por exemplo, que o prazo de validade de determinado lote de produtos está prestes a vencer, será possível elaborar uma estratégia para utilizá-lo ou vendê-lo antes da perda do item.

Essa lógica pode se dar também com produtos em excesso no estoque. Nesse caso, ao invés de ser resposto no período X, esse prazo pode ficar mais pra frente, sendo comprado a cada 2 ou 3 meses, ao invés de ser adquirido todo mês.

Pode parecer pequeno o custo com um lote que perdeu a validade ou a reposição de mercadorias que ainda existe em quantidade suficiente. Contudo, cada pequeno valor dispendido nesses erros, pode gerar, ao final de um semestre, um gasto alto, impactando no capital de giro da propriedade.

Dessa maneira, além de evitar o desperdício e gerar uma economia importante, quem realiza a gestão eficiente de estoque pode investir esse valor em operações mais rentáveis.

Além da importante com a economia de recursos financeiros, proporcionado pela organização efetiva dos produtos armazenados, a gestão de insumos pode aumentar a produtividade funcional.  Isso porque a otimização dos processos vai também possibilitar uma economia de tempo, e este poderá ser usado para atividades como planejamento ou até para execução de outras tarefas.

Sistemas de gestão de estoque

O mercado conhece uma série de sistemas criados para facilitar a gestão de estoque. São lógicas que foram sendo desenvolvidas para facilitar o controle de mercadorias, mais especificamente, partido do início e do fim: a entrada e a saída de produtos.

Essas soluções, possibilitam ao setor de almoxarifado total controle integrado dos processos relacionados ao estoque que, naturalmente, perpassam setores diferentes, o de pagamento, por exemplo.

Além disso, a área consegue visualizar tudo que está armazenado sob seu domínio e o de outras áreas. Ademais, pode realizar cálculos, controle e consultas, atualizando automaticamente a quantidade de produtos de acordo com as entradas e saídas de mercadorias.

Primeiro que Entra, Primeiro que Sai

Outro método que busca evitar que mercadorias percam a validade, invertendo a ordem de organização, onde o mais antigo ocupa o lugar mais acessível, é o Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS).

Essa solução é muito utilizada para precificação de produtos, especialmente na área do varejo. O único cuidado que se deve ter com essa lógica é validar pelo prazo de validade e, não pelo tempo de armazenamento, já que nesse modelo o último lote é o primeiro a sair. É muito usado pelo empresário que trabalha com diferentes itens.

Ferramenta para gestão de estoques eficiente

Uma gestão de estoque eficiente evitará a perda de produtos, a compra exagerada, o tempo de permanência da mercadoria no depósito, possibilitando o melhor aproveitamento dos itens.

Ou seja, um produto com prazo de vencimento próximo poderá ser utilizado ou vendido, com a antecedência necessária para que não perca a validade. Contudo, isso só pode ser feito se a propriedade tiver conhecimento desse fato.

Além disso, sem planejamento do capital de giro, a propriedade  pode sofrer perdas irreparáveis, mantendo um prejuízo acumulável que, no futuro, pode se tornar irreversível. E o que pode ser feito para que o empresário tenha controle absoluto do seu estoque?

Gerenciar tudo isso pode parecer fácil, mas se o método escolhido for o uso de caderninho ou de planilhas básicas, o tempo utilizado para isso será grande, e o resultado, muitas vezes, impreciso.

Para agilizar esse trabalho, foram desenvolvidas ferramentas digitais capazes de realizar todo o controle de insumos e estoque, antes realizado de forma manual.

São softwares que realizam todo o processo de monitoramento, controle e atualização da informação em tempo real e de maneira prática e objetiva. Inclusive para o profissional que acompanha essa área.

A função deles é justamente otimizar os processos. Isso é feito através de dados precisos, além de cruzamentos de informações, suficientes para gerar uma economia de tempo e de dinheiro para o gestor do negócio.

É a tecnologia dando aquela mãozinha ao empresário que busca engordar seu capital de giro com uma gestão de insumos eficiente.

Software de insumos e de gestão de estoque

Mas a tecnologia não fica só no varejo e nas grandes cidades. No campo, onde as produções de semente e a criação de animais acontecem, elas tomam cada vez mais espaço. Isto é, geram lucro não somente para seus proprietários, como também para o país.

E sabe aquele produtor que até um dia desses comercializava um único produto? Um belo dia ele se vê diante de uma gama de insumos e mercadorias para gerenciar, e o caderninho não dá mais conta. Afinal, sua produção cresceu e se diversificou.

Para o agricultor e pecuarista, a gestão de insumos e estoque é fundamental, porque o auxilia na organização, disposição e conhecimento do seu produto. Por outro lado, para aqueles que lidam com mais de uma mercadoria e precisam controlar tanto matérias-primas como itens perecíveis, essa tarefa não pode ser feita de forma amadora.

Afinal, tanto animais como sementes para crescer e engordar precisam de alimentos e cuidados especiais. O setor agrícola e de pecuária tem sentido uma necessidade maior de controle visando deixar seu negócio ainda mais efetivo. Os resultados são maior produtividade e lucros altos para quem planta e cria.

Funcionalidades do software de gestão

No caso da alimentação de um rebanho, por exemplo, um software de insumos pode ajudar no controle da ração, com baixa automática no estoque dos itens da fórmula, e de fertilizantes. Além daquele monitoramento básico e geral de entradas, saídas e transferências de animais.

Ao contrário das limitadas páginas dos cadernos manuais ou das planilhas construídas para controlar o estoque e o insumo, uma ferramenta especialista pode ainda gerenciar situações bem específicas da sua fazenda.

Se sua fazenda negocia gado, por exemplo, um software de estoque poderá te ajudar a gerenciar todo o rebanho. Isto é, organizando-os de maneira individual, em lotes, em pastos, em categorias e em raça. Além disso, poderá também realizar o controle de peso diário do animal para que você avalie e acompanhe a criação de perto e em tempo real.

A partir de dados contabilizados pela ferramenta, o produtor também poderá realizar análises relacionadas à reprodução do animal. Isso porque, a tecnologia executa o controle de estoque de sêmen, possibilitando a análise reprodutiva de vacas e touros.

As máquinas agrícolas são outros itens que fazem parte da organização da fazenda, por isso, elas precisam de manutenção permanente e combustível. Já imaginou controlar cada litro de diesel usado no maquinário, saber cada peça que precisa ser trocada ou consertada com antecedência? A gestão de insumos poderá deixar essa informação simples. Basta incluir essa necessidade na escolha do seu software.

Tudo isso, além da gestão financeira, do controle de pagamentos e do gerenciamento por safras, talhões e culturas podem ser feitos por meio de uma ferramenta digital.

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